Операционный бюджет в бизнесе любого размера — это не просто оценка общих доходов и расходов компании на год, это инструмент для установления целей продаж и корректировки в зависимости от изменения рыночных условий. Операционный бюджет также необходим для принятия решений о найме дополнительных сотрудников, определения размера повышения заработной платы и премий, а также для планирования пакета льгот. Перед началом финансового года компании в операционном бюджете определяется, что необходимо сделать, чтобы получить ожидаемую прибыль.

Бюджет каждого следующего года должен основываться на том, что произошло годом ранее, однако волатильность рынка в последние годы заставляет многих владельцев бизнеса переделывать свои годовые бюджеты с нуля. Если вы только что открыли малый бизнес и составляете свой первый бюджет, этот тип «нулевого» бюджетирования является хорошим началом.

Как только вы найдете подходящий для вас шаблон, пора приступать к работе!

Построение бюджета сверху вниз и снизу вверх

Вы можете строить бюджет сверху вниз, начиная с предполагаемых доходов и рассчитывая, какую сумму расходов вы можете себе позволить, или снизу вверх, начиная с расходов и определяя, сколько доходов вам потребуется для их покрытия. Оба подхода требуют много догадок или оценок годовых расходов и надежд на ежедневные, ежемесячные и ежегодные показатели выручки и валовой прибыли. Годовой бюджет лучше, чем его отсутствие, но квартальный или месячный бюджет более эффективен и поможет вам оперативно вносить изменения.

Помните: безубыточность — это минимальный доход, необходимый для выполнения вашего бюджета. Того, что вы зарабатываете, должно быть достаточно, чтобы покрыть все расходы и накладные расходы, тогда вы будете получать чистую прибыль.

Если вы можете оценить накладные расходы и прибыль на следующий год и знаете свою историческую валовую маржу, используйте эту формулу для расчета безубыточности: (накладные расходы + прибыль) ÷ валовая маржа = безубыточность

Если вы не знаете свою историческую валовую маржу, рассчитайте безубыточность, используя стандартную для отрасли валовую маржу в 30%.

Пример: $175 000 ÷ 0,30 = $583 333,00.

ПРИМЕРНЫЙ БЮДЖЕТ

Этот примерный бюджет отвечает потребностям ремесленника или небольшой компании из двух-трех человек с основными накладными расходами. По мере роста компании становится необходимым составление более подробного бюджета, поэтому всегда рекомендуется проконсультироваться с бухгалтером или бухгалтером, который сможет дать вам рекомендации по составлению бюджета.

Статьи бюджета

Зарплата владельца или оператора: Начните с реалистичной цифры — суммы, которая отвечает вашим личным потребностям, но также отражает ваши обязанности как владельца бизнеса. Если вы работаете и в поле, и в офисе, разделите эти цифры, даже если вам придется гадать. Оплата за работу в офисе должна отражаться в переменных затратах, а оплата за работу в поле — в себестоимости проданных товаров.

Оплата труда владельца помогает рассчитать истинную стоимость ведения бизнеса и помогает владельцу планировать замену. Учитывайте разницу между валовой зарплатой и тем, что вы получаете домой после уплаты налогов.

Переменные расходы: Корпоративные расходы, которые изменяются пропорционально объему производства. Переменные затраты увеличиваются или уменьшаются в зависимости от объема производства компании; они растут при увеличении объема производства и снижаются при его уменьшении. Примерами переменных затрат являются затраты на сырье и упаковку.

Себестоимость проданных товаров: Все, что потребляется в рамках проекта — материалы, субподрядчики, рабочая сила — попадает в эту статью. Используйте затраты по «фактуре», до применения наценки.

Примечание: Держите как можно больше расходов на оплату труда и надзор «над чертой» в COGS. Не допускайте, чтобы общая сумма COGS составляла не более 70% от выручки.

Труд: Все расходы на оплату труда сотрудников должны включать «трудовую нагрузку», то есть все, что вы платите сверх заработной платы сотрудников. Сюда входят налоги на заработную плату, компенсация работникам, оплата сотовых телефонов, компьютеров и транспортных средств, обучение, отпускные и больничные. Расходы на рабочую силу могут включать даже мероприятия или вечеринки компании.

Постоянные расходы: Часть «накладных расходов», это расходы на поддержание ваших дверей открытыми, даже если у вас нет работы или клиентов. Постоянные расходы не сильно меняются из года в год, независимо от выручки, но могут быть ежемесячные различия и колебания. Важно, чтобы офисный или административный труд относился к накладным расходам; полевой труд относится к СОХ.

Переменные затраты: Эти затраты меняются в зависимости от выручки. Например, больше работы — больше оплаченных часов труда, а значит, выше страхование ответственности и оплата труда. Составьте бюджет на маркетинг и включите в него оплату труда владельца (плюс расходы) за часы работы по налаживанию связей, продаже, составлению смет и общению с поставщиками по телефону или электронной почте.

Валовая и чистая прибыль: Теперь пришло время проверить, действительно ли ваш бюджет работает и оставляет ли он прибыль. Чтобы узнать это, вычтите COGS из выручки. Оставшаяся сумма должна, по крайней мере, покрыть накладные расходы, а также должна оставить что-то дополнительно: это и есть ваша чистая прибыль. Если так не получается, необходимо сначала сократить расходы и немедленно увеличить выручку. Это необходимо для поддержания бизнеса.

Формула Gross to Net используется для расчета чистой (до уплаты налогов) суммы, если пользователь вводит валовую сумму (общую сумму расходов, включая налоги) для какого-либо расхода. Формула перехода от брутто к нетто должна быть определена для каждого кода расходов, к которым применяются налоги.
Проектирование и надзор: Помимо прямого полевого труда, в этом бюджете указывается труд по проектированию и надзору, который может быть отнесен к конкретным работам, а также все связанные с ним трудозатраты.

Накладной труд: Время, затраченное на работу с инструментами, всегда является прямыми затратами, но работа по разработке дизайн-проекта и надзору может быть прямыми затратами или накладными расходами. Все сотрудники должны использовать табель учета рабочего времени для отслеживания фактических часов; в противном случае применяйте процент от общей заработной платы для учета затраченного времени.

Существует множество других факторов, которые делают операционный бюджет функциональным и соответствующим вашему бизнесу. Хотя каждый бюджет индивидуален, важно поддерживать его в актуальном состоянии, чтобы все ваши отчеты были точными, и вы могли планировать на ближайшее будущее. Когда ваш бизнес вырастет, подумайте о том, чтобы инвестировать в программное обеспечение с функциями бюджетирования, расчета заработной платы и бухгалтерского учета, которые будут поддерживать ваш бизнес на должном уровне и настроят вас на успех.